1. WYMAGANIA SPRZĘTOWE I PROGRAMOWE
Program pracuje poprawnie z systemem MS_DOS ver. 3.30 i wyższej. W zbiorze config.sys wymagane są minimalne wartości FILES i BUFFERS:
FILES=75
BUFFERS=35
W zbiorze autoexec.bat wymagane jest ustawienie parametru :
SET CLIPPER=F75
Jeżeli zapomnimy o tych parametrach program będzie działał wadliwie lub wogóle nie wystartuje.
Oczywiście podano tutaj wymagania minimalne. Przy dużych zbiorach (dużej ilości kartotek, transakcji sprzedaży i zakupów) warto zastosować komputer z szybszym procesorem większą ilością pamięci, z pojemniejszym i szybszym dyskiem twardym. Szczególną uwagę należy zwrócić na ustawienie parametrów programu przyspieszającego pracę dysku "SMARTDRV.EXE" - wielkość bufora "cache" ustawić na nie większą niż 512 kB lub z opcją " /X" (np. w autoexec.bat).
C:\DOS\SMARTDRV.EXE 512
'ENTER' - najczęściej używany klawisz, służący do zatwierdzenia wykonywanej operacji, np. wprowadzanej linii danych lub otwarcia okna.
'ESC' - klawisz ucieczki (ang. escape) czyli wycofania. Używamy wtedy, gdy chcemy wycofać się z rozpoczętej operacji, często bez zapisu zmian na dysk.
'↑','↓', - klawisze strzałka w dół, strzałka w górę służą do poruszania się w oknach, w których wyświetlane są dane, w oknach menu. Z użyciem tych klawiszy skojarzony jest ruch paska wyboru (podświetlenia).
'PgUP', 'PgDN'- działanie podobne do działania klawiszy strzałek, przy czym dane przesuwane są o cały ekran czyli 24 linie.
'HOME', 'END' - ustawienie paska wyboru na początku lub końcu zbioru, lub edytowanego pola.
'BACKSPACE'- usuwa jeden znak na lewo od kursora.
'DELETE'- usuwa znak pod kursorem i następne na prawo od niego.
'F1'......'F10' - klawisze funkcyjne, do których w różnych częściach programu są przypisane różne operacje np. 'F8' zapis faktury. Na szczególną uwagę zasługuje klawisz 'F1' - uruchamia wyświetlanie tekstu z pomocą kontekstową dla użytkownika.
W większości punktów programu jest dostępna obsługa przy pomocy myszki. Zatwierdzenie (wybranie) żądanej (podświetlonej) opcji następuje przez naciśnięcie lewego przycisku myszy. Dostępne są paski przewijania w przeglądach tabelkowych, których naciśnięcie powoduje skok na początek, koniec lub o rekord, stronę w górę i w dół.
Towary są przyporządkowane do grup towarowych. Z grupą towarową wiąże się ściśle stawka podatkowa VAT oraz wybrana przez użytkownika cecha np. Nabiał lub artykuły monopolowe.
UWAGA !! VAT jest przypisany do grupy towarowej.
Wszystkie dokumenty są wstępnie zapisane do przejściowego zbioru tymcz????.dbf. Po zatwierdzeniu faktury, dokumentu przeceny, spisu z natury, dowodu wewnętrznego, paragonu klawiszem 'F8' i potwierdzeniu, następuje dołączenie przejściowego zbioru do zbioru obroty.dbf wraz z wyzerowaniem zbioru tymcz????.dbf. W przypadku wycofania przez klawisz 'Esc' zapisy ze zbioru przejściowego są likwidowane, a stany magazynowe przywrócone do pierwotnej postaci.
(C:\sklep) -> plu_lv
lub na pulpicie w Windows wybrać odpowiedni skrót (SKLEP) i kliknąć myszką.
Pojawi się wizytówka programu. W celu przejścia do dalszej pracy należy nacisnąć dowolny klawisz lub w celu rezygnacji - klawisz 'ESC'. Jeżeli komputer jest nieprawidłowo skonfigurowany, program wyświetli komunikat o błędzie i zawiesi swoje działanie. Jeśli wszystko przebiegnie pomyślnie ukaże się ekran wyboru użytkownika. Aby wybrać użytkownika należy posługiwać się klawiszami '↑','↓', ustawić pasek wyboru na zadanej osobie i zatwierdzić klawiszem 'Enter'. Program zapyta o hasło, które należy wpisać z klawiatury. W trakcie wprowadzania hasło jest niewidoczne. Po zatwierdzeniu klawiszem 'Enter' prawidłowo wprowadzonego hasła program przechodzi do dalszej pracy. W wypadku podania złego hasła pojawi się komunikat o błędzie oraz usłyszymy sygnał dźwiękowy. Należy w takim wypadku wcisnąć dowolny klawisz i wprowadzić ponownie hasło. Po trzech nieudanych próbach program przerywa działanie i wraca do systemu operacyjnego. Można zrezygnować z dalszej pracy z programem za pomocą klawisza 'Esc'.
(Uwaga : Przy pierwszym uruchomieniu występuje tylko jeden użytkownik "administrator", nie zabezpieczony żadnym hasłem).
W ostatniej linii ekranu są podpowiedziane jeszcze dwie możliwości :
INSERT - dopisanie nowego użytkownika.
Po wciśnięciu tego klawisza program pyta o hasło administratora (tylko on ma prawo dopisać użytkownika i zmienić hasło). Ukaże się ekran dopisania użytkownika. Należy wprowadzić nazwę nowego operatora i zatwierdzić klawiszem 'Enter'. Program zapyta o hasło jakie nadajemy nowemu użytkownikowi. Hasło to, dla pewności należy wprowadzić powtórnie. W przypadku wprowadzenia różnych haseł usłyszymy sygnał ostrzegawczy i komunikat o błędzie. Po wciśnięciu klawisza
F2 - zmiana hasła użytkownika - dostępne tylko dla administratora programu.
Aby zmienić hasło należy ustawić pasek wyboru na nazwie użytkownika, którego hasło zmieniamy i wcisnąć klawisz F2. Następnie należy podać hasło administratora, po czym program zapyta o nowe hasło. Podobnie jak w poprzednim punkcie hasło to należy powtórzyć. Można się wycofać poprzez klawisz 'Esc'. Funkcja ta jest szczególnie pożyteczna, kiedy któryś z użytkowników zapomni swoje hasło. W takim wypadku administrator nie znając tego hasła ma możliwość nadania nowego.
F4 - zmiana nazwy użytkownika - również dostępna dla administratora systemu tj. po podaniu jego hasła.
Po dokonaniu wyboru użytkownika program przechodzi do następnego ekranu umożliwiającego wybór lub dopisanie nowego magazynu. Fakt rejestracji nowego magazynu, to naciśnięcie klawisza 'INSERT' i wprowadzenie odpowiednich danych. Nazwa magazynu powinna być wprowadzona bez używania tzw. polskich liter (ą, ś, ć, ż itp.) oraz bez używania spacji (odstępu), kropek oraz przecinków (zamiast spacji można użyć znaku "_" np. "Magaz_3"). Nazwa musi zawierać 8 znaków. Po wybraniu magazynu pojawia się główne menu składające się z 5 punktów, które wybieramy ustawiając pasek wyboru (klawisze <- , ->) na żądanej opcji i zatwierdzając klawiszem 'Enter'. Po zatwierdzeniu rozwija się okno zawierające podmenu opcji.
Poniżej są przedstawione opisy poszczególnych Punktów Menu Głównego.
W pierwszej kolejności należy wpisać datę faktury, domyślnie wyświetlana jest data bieżąca. Po zatwierdzeniu daty klawiszem 'Enter' przechodzimy do wyboru kontrahenta. Jeżeli przed zatwierdzeniem daty naciśniemy klawisz F2 program umożliwi odczytanie dowodu przekazanego od innych dostawców w formacie tzw. skoczowskim. Następnie program przenosi pasek wyboru do okna z nazwami dostawców. W momencie wyboru 'Enter' dane kontrahenta są przepisywane automatycznie do faktury. W oknie z nazwami kontrahentów można się poruszać klawiszami '↑','↓'. Można wyszukiwać kontrahenta wypisując początek jego nazwy. W miarę wpisywania pojawia się wtedy kolejne przybliżenie szukanego ciągu znaków. Wpisywana nazwa pojawia się na dole ekranu. Aby rozpocząć wyszukiwanie od początku należy wcisnąć klawisz różny od litery np. <Ž>. Jako ułatwienie przy szukaniu wprowadzono szukanie wg fragmentu nazwy F7. Można podać kilka liter charakterystycznych, które znajdują się w nazwie (niekoniecznie na początku) np. aby odszukać "Bar Smakosz" wpisujemy "smak". Program wyszukuje nazwy, która zawiera w/w fragment i zatrzymuje się po odnalezieniu. Jeżeli wyszukana nazwa to nie "Bar Smakosz", a powiedzmy "Jan Smakowity", to można dalej przeszukiwać bazę kontrahentów naciskając F7 ponownie. W analogiczny sposób działa szukanie wg NIP F9. Można wpisać fragment numeru np. "53-09" i szukać NIP-u, który zawiera taką sekwencję. Klawisz F5 uruchamia dopisywanie nowego kontrahenta, klawisz F6 koryguje informacje o kontrahencie. Funkcje te zostaną opisane w 2.1. Następnie przechodzimy do wyboru rodzaju dokumentu. Napis "rodzaj dokumentu" zaczyna mrugać i otwiera się okno z kilkoma rodzajami dokumentów. Wybieramy żądany dokument za pomocą paska wyboru i zatwierdzamy klawiszem 'Enter', a następnie wypełniamy pole numer dokumentu. Numer musi być różny od zera. Drugie pole "Pełny numer", służy do ewentualnego wpisania długiego numeru faktur przychodzących zawierających litery. Po zatwierdzeniu przechodzimy do drugiego ekranu zapisu faktury.
Jeśli przy zapisie nagłówka faktury, jego dane (data, kontrahent, rodzaj i numer dokumentu) będą identyczne z fakturą już istniejącą, program spyta : "Czy korygować dokument ?" - odpowiedź "TAK" oznacza korektę wcześniej wprowadzonego dokumentu. Zostanie on wówczas wyświetlony i będzie można go zmienić (usunąć lub dopisać pozycje).
Drugi ekran faktury składa się z czterech części. Górną część, zajmuje nagłówek wprowadzanej faktury, którą uprzednio utworzyliśmy. Poniżej z lewej strony znajduje się tabela zawierająca poszczególne pozycje faktury. Dolną część ekranu zajmuje tabela z kartotekami towarów. Pomiędzy dolną a górną częścią umieszczony został wiersz zawierający aktualnie wpisywaną pozycję faktury. W prawym górnym rogu wyświetlana jest aktualna data i czas. W ostatniej linii pojawia się podpowiedź z opisem klawiszy funkcyjnych. Możemy przystąpić do wprowadzenia faktury. Tabela magazynu zawiera wszystkie kartoteki jakie były w magazynie. Zawiera takie informacje o towarach, jak : kod (PLU), Nazwę, Cenę detaliczną, Cenę hurtową, Cenę zakupu, Stan magazynu. Aby wybrać kartotekę do fakturowania, należy ją odnaleźć i zatwierdzić klawiszem 'Enter'. Linia wpisywania znajduje się w dolnej części tabeli faktury. Mamy możliwość zmiany ceny. Przy zmianie ceny, program pyta : "Czy cena ma zostać zmieniona ?". Jeśli nie, cena zostaje wpisana tak jak w kartotece. Aby wpisać wyświetloną kartotekę do faktury, należy podać jej ilość i zatwierdzić klawiszem 'Enter'. Pozycja faktury pojawi się w górnej tabeli. W wypadku gdy omyłkowo wybierzemy kartotekę, wystarczy wpisać ilość = 0 lub nacisnąć klawisz 'Esc', i wtedy nie zostanie on przeniesiony do tabeli faktury, a pasek wyboru wróci do tabeli kartotek i można operację wpisywania zacząć od nowa. Wpisane pozycje faktury możemy poprawić po wciśnięciu klawisza 'Tab'. Należy wówczas ustawić pasek wyboru na pozycji, którą chcemy poprawić i wcisnąć klawisz 'Enter'. Kursor ustawi się w polu ilość i umożliwi jej skorygowanie. Kilka słów na temat wyszukiwania towaru w magazynie. Standardowo kartoteki są poukładane w porządku alfabetycznym. Szukaną kartotekę możemy odnaleźć wpisując początek jej nazwy z klawiatury. W miarę wpisywania, pasek wyboru ustawia się na najbliższej nazwie, rozpoczynającej się ciągiem wpisywanych znaków (np. L - LAK, LO - LOD, LOK - LOKÓWKA), aż do znalezienia właściwej nazwy. Przy błędnym wprowadzeniu litery, nową nazwę możemy wpisać po wciśnięciu klawisza różnego od litery, cyfry, spacji np.'↑','↓'... Możemy szukać również wg fragmentu nazwy i wpisać go w oknie zapytania, które pojawi się po wciśnięciu F4. Szukamy przykładowo kartoteki o nazwie "CUKIERKI MALWA". Towarów o nazwie cukierki może być dużo. Po użyciu F4 i wpisaniu słowa "MALW" program odnajdzie nazwę, w której jest ono zawarte. Program umożliwia także przeszukiwanie kartotek wg ceny detalicznej - klawisz F3, wg ceny zakupu F2 i wg PLU F5. Szukane wartości należy podać w oknie zapytania. Po każdym szukaniu kartotek magazynu są one posortowane wg wartości pola szukanego. Wyświetlenia obrotów danego kartoteki dokonujemy podświetlając daną kartotekę paskiem wyboru i wciskając F10. Należy również podać okres, za jaki chcemy wyświetlić obroty kartoteki. Szczegółowy opis przeglądu obrotu znajduje się w rozdziale 3.1. Klawisz F6 uruchamia procedurę korekty lub zapisu nowej kartoteki, która opisana jest w rozdziale 3.1. Średnią sprzedaż danego towaru możemy zobaczyć używając klawisza "F11".
Zapisu faktury na dysk dokonujemy za pomocą klawisza F8.
Po naciśnięciu tego klawisza, pojawia się pytanie : "Czy wydrukować fakturę ?", należy wówczas podać ewentualne dodatkowe informacje (cztery linie) oraz ilość egzemplarzy wydruku i miejsce wydruku - na drukarkę czy do zbioru na dysku (będzie omówione w odrębnym punkcie). Z zapisu faktury wycofujemy się przy pomocy klawisza 'Esc'. Należy dodać, że w czasie rejestrowania przychodu korygowany jest na bieżąco stan magazynowy.
Po zatwierdzeniu w/w dokumentów program pyta o ilość paragonów, numer i daty tych paragonów. Podanie ilości paragonów "1" będzie rozumiane jako chęć wystawienia rachunku automatycznie z wprowadzonego wcześniej paragonu. Program wyświetli datę i numer ostatniego paragonu i po zatwierdzeniu lub wpisaniu numeru i daty innego paragonu, automatycznie przeniesie jego zawartość na rachunek z paragonu. Zmiana ceny hurtowej jest możliwa, gdy podczas wyboru kartoteki, zatwierdzamy ją kombinacją klawiszy 'Ctrl-Enter'. Program pyta o rabat i przechodzi do pola cena hurtowa. Przy wydruku faktur i rachunków. program pyta dodatkowo o udzielony rabat procentowy, sposób i termin zapłaty oraz odbiorcę faktury. Rabat jest udzielany poprzez obniżenie ceny hurtowej przy każdej pozycji rachunku, przy której wcześniej nie wystąpił rabat (jednorazowy) i podanie informacji, że udzielono np. 2% rabatu. Sposób zapłaty wybieramy naciskając klawisz 'Enter' na domyślnie podanej opcji "Gotówka" - pojawi się wówczas małe menu z dostępnymi rodzajami płatności - i ustawiając odpowiednio pasek wyboru. Po zatwierdzeniu sposobu płatności, przechodzimy do następnego punktu "termin zapłaty" klawiszem '1'. Termin ustalamy wpisując datę lub ilość dni. Korekty pozycji na dokumencie dokonujemy w podobny sposób jak w przychodzie. Po zafakturowaniu pozycji, stan jest mniejszy o podaną ilość towaru (nie dotyczy to faktur i rachunków na podstawie paragonu, kiedy system zakłada, że odpowiednie ilości z kartotek zostaną odjęte przez kasę fiskalną).
Rodzaje dowodów:*
- Faktura VAT - Jest to faktura, która może zostać wystawiona przez podatnika płacącego VAT. Jest ona najbardziej rozpowszechnionym dokumentem.
Od stycznia 2000r. faktura ta jest wystawiana płatnikom VAT jak i osobom i firmom nie objętych VATem. Oczywiście ci drudzy nie mogą sobie tego VATu odliczyć od podatków.
- dowód wewnętrzny - Na udokumentowanie zapisów w księdze, dotyczących niektórych kosztów (wydatków), mogą być sporządzone dowody wewnętrzne.
- Paragon - Podatnicy prowadzący działalność gospodarczą w zakresie handlu i gastronomii na rzecz osób nie prowadzących działalności gospodarczej oraz podatnicy zwolnieni od podatku od towarów i usług mogą dokumentować przychody i koszty paragonami.
Paragony fiskalne wystawiają podatnicy VAT, na których ciąży obowiązek ewidencjonowania obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących. Sš wystawiane przez program pod warunkiem zdefiniowania wcześniej drukarki fiskalnej i emitowane automatycznie wraz z paragonem.
- Dowód WZ - wydanie na zewnątrz. Wpływa na stan kartotekowy, dokumentuje wydanie z magazynu.
- Dowód mm - przesunięcie magazynowe. Dokument wewnętrzny.
- Faktura korygująca - wystawia się, gdy podwyższono cenę po wystawieniu faktury lub w razie stwierdzenia pomyłki w cenie, ilości, stawce lub kwocie podatku bądź w jakiejkolwiek innej pozycji faktury.
Fakturę korygującą wystawia się również, gdy po wystawieniu faktury udzielono rabatów, zwrócono towar sprzedawcy, zwrócono nabywcy kwoty nienależne lub zaliczki, przedpłaty, zadatki lub raty, podlegające opodatkowaniu.
- Faktura Vat z paragonu - wystawia się na podstawie paragonu fiskalnego. Dokument ten nie wpływa na stany magazynowe.
- Faktura Vat z WZ - wystawia się na podstawie dowodu WZ wcześniej wystawionego. Dokument ten nie wpływa na stany magazynowe.
- Faktura wew. z paragonu - dokument podobny do f-ry VAT z dopiskiem WEWNĘTRZNA.
- Faktura proforma - nie wpływa na stany magazynowe.
- Faktura exportowa - dokument dla odbiorców spoza kraju. Omówiony w dodatkach po opisie głównym.
- Zamówienie - dokument nie wpływa na stan kartotekowy. Umożliwia rejestrację i wydruk zamówienia klienta. Połączony może być z wydrukiem zamówienia do kuchni (w przypadku Gastronomii).
Obowiązują tu podobne zasady jak przy fakturowaniu. Przecenić można towary o stanie wyższym od zera. Arkusz przeceny drukujemy wciskając klawisz F8. Wycofujemy się przez 'Esc'. Dokument powyższy jest interpretowany jako przychód : pierwszy zapis przychód ze znakiem minus dla zdjęcia towaru z magazynu, drugi jako przychód w nowej cenie dla wciągnięcia towaru do magazynu. Dokumenty przeceny są ewidencjonowane w zbiorze obrotów pod symbolem - "CENA" , Rodzaj Obrotu (R_O - "P"), Rodzaj Dokumentu (R_D -"C").
Korektę dokonuje się ustawiając pasek wyboru na poprawianym polu i wciskając klawisz 'Enter'. Pojawia się migający kursor i możemy wprowadzić nową wartość pola. Zmianę zatwierdzamy ponownym wciśnięciem klawisza 'Enter'. Edytować (poprawiać) można tylko niektóre pola : Hurt, Detal, Ilość, Numer Dokumentu, Data, Kontrahent. W odróżnieniu od korekty w punkcie zapisu faktur, jest to korekta na poziomie pojedynczej pozycji faktury. Należy o tym pamiętać zanim przystąpimy do działania. Nieprzemyślane użycie tej funkcji, może doprowadzić do zamieszania. Kilka słów o wyglądzie ekranu. W górnym lewym rogu, wyświetlana jest informacja o aktualnie podświetlonym towarze. W czasie przemieszczania paska wyboru po zbiorze obrotów, informacja ta jest dynamicznie wyświetlana. W prawej górnej części ekranu, znajdują się informacje o kontrahencie, którego symbol widnieje w podświetlonym wierszu faktury. Tak więc na bieżąco mamy pełną informację o fakturze. Pole R_o - oznacza rodzaj obrotu (przychód - "P", rozchód - "R"), pole R_d - rodzaj dokumentu "V" -faktura VAT, "D" - dowód wewnętrzny, "R" - rachunek uproszczony, "P" - paragon, "v" - faktura VAT na podstawie paragonu (nie wpływa na stany magazynowe), "r" - rachunek uproszczony na podstawie paragonu, "K" - faktura korygująca, "k" - rachunek korygujący, "Z" - zamówienie, "S" - spis z natury, "C" - przecena towaru. Dokument można wyszukać wciskając klawisz F7. Otwiera się okno z bazą kontrahentów. Kontrahenta wybieramy podświetlając go i zatwierdzając klawiszem 'Enter'. Kontrahenta możemy również szukać wg nazwy wciskając powtórnie F7. Należy podać nazwę kontrahenta i zatwierdzić 'Enter'. Po wyborze kontrahenta otwiera się drugie okno. Należy wpisać numer i datę dokumentu. Symbol przepisywany jest automatycznie. Po podaniu wszystkich parametrów i zatwierdzeniu program wyszukuje fakturę. W przypadku braku dokumentu o podanych parametrach program ustawia pasek wyboru na fakturze o parametrach najbardziej zbliżonych do podanych. Przy konieczności zmiany numeru dokumentu, można ustawić pasek wyboru na polu "Nr_dok", na dowolnej pozycji, naciskamy 'Enter' aby uruchomić kursor w polu "Nr_dok" i zmieniamy numer. Program zmieni numery w w/w polu we wszystkich pozycjach faktury. Podobnie postępujemy przy zmianie np. symbolu kontrahenta, rodzaju dokumentu lub daty. Korektę faktur opuszczamy używając klawisza 'Esc'.
1.Wprowadzenie inwentaryzacji.
2.Wydruk arkuszy spisowych.
3.Zestawienie arkuszy spisowych.
4.Stany remanentowe.
5.Rozliczenie inwentaryzacji.
6.Odczyt/zapis inwentaryzatora
7.Baza z inwent.korekta/wydruk
8.Powrót.
Arkusze należy drukować po wykonaniu wszystkich przychodów i rozchodów oraz kontroli stanów kartotekowych. Program pyta o sposób ułożenia kartotek na wydruku - wg stoisk czy wg grup towarowych a następnie o zakres grup towarowych lub stoisk (miejsc w magazynie) oraz kolejność uszeregowania np. wg nazw lub PLU. Gotowe arkusze zawierają pełną nazwę, PLU, cenę zakupu i hurtową oraz ilość, jaka powinna być wg komputera. Obok każdej pozycji znajduje się miejsce na wpisanie stwierdzonego stanu faktycznego oraz wyliczenie wartości.
szczegóły>>
Ten punkt występuje w programie opcjonalnie wtedy gdy korzystamy z kas lub drukarek fiskalnych. Opis jest dostarczany dla konkretnego użytkownika w oddzielnym fragmencie instrukcji - zależnym od typu kasy.
1.Przegląd.
2.Rozrachunki.
3.Wielkość obrotów.
4.Adresy kontrahentów.
5.Grupy kontrahentów.
Mamy do wyboru pięć opcji. Przegląd umożliwia przeglądanie, zapis, zmianę danych kontrahenta. Rozrachunki stanowią historię zobowiązania kontrahenta, zaległości, wystawione dokumenty kp oraz obsługę kasy. Grupy to zapis i poprawa grup kontrahentów. Opcje wybieramy poprzez ustawienie na niej pola wyboru i wciśnięcie klawisza 'Enter'.
Górne okno zawiera dane zaznaczonego kontrahenta (adres) tzn. tego, na którym znajduje się pasek wyboru, dolne - nazwę kontrahenta. Są to dane z bazy dostawca.dbf. Tylko w lewym oknie można się poruszać za pomocą klawiszy i Ż, prawe służy do wyświetlania wspomnianych już informacji. Sposób wyszukiwania konkretnej firmy został opisany w punkcie dotyczącym przychodów. Podczas przeglądu możemy dokonać korekty danych dowolnego klienta lub zapisać nowego. Używamy przy tym odpowiednio klawiszy F6 lub F5 co otwiera drugi ekran zapisu lub korekty danych kontrahenta.
Pola należy wypełniać wprowadzając dane z klawiatury. Nie dotyczy to pól grupa kontrahentów i typ (DOSTAWCA - ODBIORCA - klawisz '↓'Ż). Po wejściu do pola grupa, otwiera się okno z grupami kontrahentów. Najeżdżamy paskiem wyboru na właściwą grupę i przepisujemy klawiszem F2. Pozostałe pola zatwierdzamy klawiszem 'Enter'. Poniżej znajduje się omówienie niektórych pól.
1.Pole "Bank" - nazwa i siedziba banku kontrahenta.
2.Pole "Konto" - numer konta w banku.
3.Pole "Konto 200" - może być użyte do wpisania konta 200, jakie jest w programie Finansowo-księgowym.
4.Pole "Fakturę odbiera" - nazwisko i imię osoby upoważnionej do odbioru faktur VAT. Pojawi się ono na wydruku f-ry VAT.
5.Pole "Rabat" służy do wpisania domyślnego rabatu, który będzie podpowiadany przy wydruku faktury dla tego kontrahenta.
6.Pole "Pytać o opakowanie" wypełnia się T -> TAK lub N -> NIE, decyduje o tym, czy podczas fakturowania, przy kartotekach do których jest przypisane opakowanie program ma pytać czy dopisać opakowanie. 7. Poziom cen zbytu - w polu tym możemy przypisać kontrahentowi jedną z kilku opcji cen z rabatem, np.: cena z rabatem1 w walucie PL.
Aby opcja ta prawidłowo działała wymagane jest zaznaczenie jej w podmenu "Parametry>parametry>Progi cenowe" W trakcie wpisywania można poruszać się między polami klawiszami '↑','↓' i na bieżąco poprawiać ich zawartość dopóki nie zatwierdzimy ostatniego. Wtedy program zapyta czy dane są prawidłowe. Jeśli tak, następuje zapis nowego kontrahenta do zbioru dostawcy.dbf i program wraca do ekranu przeglądu ustawiając w lewym oknie pasek wyboru na nowo dopisanym kontrahencie. Jeśli uznamy, że dane są nieprawidłowe to po podaniu negatywnej odpowiedzi program powraca do zapisu, przy czym zachowana zostaje zawartość wypełnionych pól, można więc przystąpić do korekty. Po podaniu przy zapisie nowego klienta symbolu, który już istnieje, program uznaje, że chcemy korygować kontrahenta o tym symbolu. Dane kontrahenta korygujemy również z poziomu przeglądania za pomocą klawisza F6. Ukaże się wtedy taki sam ekran jak przy zapisie kontrahenta, z tym, że pola są już wypełnione dotychczasowymi danymi. Obsługa taka jak przy zapisie. Jak wspomniano wyżej po wejściu do pola "Grupa Kontrahentów" otwiera się okno z istniejącymi grupami. Możliwa jest poprawa nazwy i symbolu grupy. Należy podświetlić pole i wcisnąć 'Enter' po czym przystępujemy do edycji pola. Wszelkie zmiany należy czynić ostrożnie, gdyż może to spowodować bałagan w danych. Klawiszem 'Insert' dopisujemy nową grupę dostawców. Szerzej zostanie to opisane w punkcie 2.4. Z przeglądu dostawców wycofujemy się klawiszem 'Esc'.
Ten moduł programu jest przeznaczony do kontrolowania wszelkich operacji związanych z płatnościami naszymi i naszych klientów. W zbiorze rozrach.dbf są rejestrowane zobowiązania płatnicze odbiorów (strona Winien) oraz nasze wobec dostawców (strona Ma). Jednocześnie łączna kwota tych zobowiązań jest rejestrowana w zbiorze dostawców i wyświetlana podczas wyboru kontrahenta przy fakturowaniu i po wejściu do opcji rozrachunków o nazwie "Wpłaty do kasy" i "Wypłaty z kasy".
Przy zapłacie częściowej program pyta nas o kwotę. W przypadku, gdyby faktura była przeterminowana, program spyta nas "czy naliczyć odsetki", a jeżeli tak, to jaki zastosować współczynnik w stosunku rocznym. Ponowne naciśnięcie klawisza 'Insert' na już wytypowanej fakturze spowoduje powrót faktury do stanu poprzedniego (rezygnacja z zapłaty). Podobny efekt uzyskamy po naciśnięciu klawisza 'Esc' (rezygnacja ze wszystkich wytypowanych faktur) jest to zresztą zalecany sposób korekty ewentualnych pomyłek przy typowaniu faktur do zapłaty. Dodatkowy rekord jest dopisywany w przypadku naliczenia odsetek (Rd - "O"), stąd poprzednia uwaga, aby korekty na tym poziomie dokonywać raczej przez całkowitą rezygnację z zapłat i ponowne typowanie (klawisz 'Insert' odznacza fakturę, a nie odsetki). Po wytypowaniu faktur i upewnieniu się, że klient posiada ilość gotówki wykazaną w pozycji "kwota do zapłaty" drukujemy dowód kasa przyjmie (KP) przez naciśnięcie klawisza F8. Następuje wówczas faktyczny zapis do zbioru rozrachunków i wydruk dowodu w ilości egzemplarzy zgodnej z podaną (pytanie o ilość egzemplarzy). Naciśnięcie klawisza F9, powoduje wydrukowanie "Polecenia Przelewu". Do kasy przyjąć możemy gotówkę nie związaną z żadną fakturą. Odbywa się to przy typowaniu kontrahenta do zapłaty poprzez podświetlenie go i naciśnięcie klawisza 'Insert' (Zapłata inna). Program pyta o datę wpłaty i kwotę wpłacaną. Opcja ta służy do regulowania przedpłat, wpłacania kaucji, wpłat z kasy innej itp. Drukowane jest tu również KP.
1.Usunięcie zapłaty (klawisz 'ENTER' a następnie na właściwej zapłacie klawisz 'DEL'). Program pyta czy skorygować zadłużenie kontahenta. Opcja ta może być użyteczna w przypadku, gdy po zapłaceniu faktury np. wczoraj chceny dokonać dzisiaj korekty i na nowo ją wydrukować (usuwamy wczorajszą zapłatę).
2.Korekta zadłużenia dokumentu (klawisz F8).
W punkcie pierwszym program przeprowadza kontrolę stanu gotówki. Wykonuje się ją przy niezgodnościach stanu kasy wykazywanego przez komputer z rzeczywistym lub dla upewnienia się co do jego prawidłowości. W czasie kontroli program odczytuje wszystkie operacje gotówkowe i zlicza je na nowo, a następnie po wyświetleniu wyliczonego stanu i stanu wykazanego poprzednio pyta czy skorygować stan kasy. W punkcie drugim menu "Stan kasy" zapisujemy stan gotówki na początek dnia. W następnej opcji menu "Stan kasy" przeprowadzamy inwentaryzację kasy. Program pyta o datę i kwotę posiadanej gotówki. Stan remanentowy jest przyjmowany jako stan na koniec dnia. Wszystkie operacje po remanencie wpływają na stan gotówki w kasie.
W tym miejscu mamy możliwość wydruku danych kontrahenta. Wyboru dokonujemy za pomocą klawisza 'ENTER'. Mamy możliwość wydruku danych wszystkich kontrahentów ' F5' lub przypisanych do konkretnej grupy 'F2'. Po wybraniu właściwej opcji przy nazwie kontrahenów pojawi się gwiazdka '*', teraz wystarczy tylko nacisnąć 'ENTER'.
Grupy te można modyfikować i dopisywać nowe. Jeżeli kontrahent jest w grupie ceny detaliczne, to dowód wewnętrzny jest drukowany w cenach detalicznych. Edycję pól "Nazwa" i "Rodzaj" opisano w punkcie 2.1.(podświetlamy i wciskamy 'Enter'). Wpisujemy nową wartość i ponownie zatwierdzamy klawiszem 'Enter'. Dopisywanie kontrahenta uruchamiamy klawiszem 'Insert'. W dolnym wierszu tabeli pojawia się podświetlone, puste polew które wpisujemy nazwę i rodzaj nowej grupy kontrahentów. Po zatwierdzeniu pola rodzaj nowy wiersz zostaje dopisany do bazy gr_dost.dbf. Zapis nowej grupy możemy przerwać klawiszem 'Esc' o ile nie zostało zatwierdzone pole "Rodzaj". Z ekranu przeglądu grup kontrahentów wychodzimy klawiszem 'Esc'.
Pole Kod zawiera wartość kolejnego Kodu. Pole to można poprawić. Wpisanie istniejącego kodu oznacza korektę danych kartoteki istniejącej - nie może być dwóch kartotek o tym samym Kodzie i cenie zakupu. Wpisanie numeru większego powoduje powstanie nieciągłości w numeracji, dlatego nie należy tego praktykować. Zwykle zatwierdzamy podaną wartość. Z klawiatury wprowadzamy pole : Cena zakupu, hurtowa i detaliczna, Nazwa, Opis, Symbol PKWiU, Termin ważności, Zapas minimalny oraz ewentualne opakowanie zbiorcze i jednostkowe. Po wejściu w pole: "Dział" otwiera się okno z grupami towarowymi, podświetlamy żądaną grupę, przepisujemy klawiszem F2. w efekcie tego działania zostaje wypełnione pole "Dział" oraz VAT. Podobnie jest z polem "Jednostka miary", przy czym wybraną pozycję zatwierdzamy klawiszem 'Enter'. Zapas minimalny towaru użytkownik wypełnia według własnych potrzeb. Towary bezterminowe mają niewypełniony termin ważności, program dla pewności zapyta czy towar rzeczywiście ma zostać bezterminowy, czy nie jest to efekt pomyłki. Symbol PKWiU nie może pozostać bez wartości (jeśli zadeklarowany VAT jest różny od 22%), dalsze działanie dopuszczalne jest tylko po wpisaniu PKWiU. Cena hurtowa i detaliczna jest obliczana automatycznie po podaniu współczynnika narzutu lub marży wg wzoru :
Hurt = cena zakupu netto x (1 + narzut x 0,01) .
Detal = (cena hurtowa netto / (1 - marża x 0,01)) x (1 + VAT x 0.01).
w sklepie natomiast :
Detal = (cena zakupu netto / (1 - marża x 0,01)) x (1 + VAT x 0.01).
W przypadku towarów z działu 11 (monopolowe) cena detaliczna nie jest obliczana, a musi być podana przez użytkownika wraz z marżą detaliczną. Wówczas program oblicza cenę hurtową towaru, która nie podlega bezpośredniej korekcie. Marża jest liczona "w dół", czyli tak jak wynika to z odpowiednich przepisów.(do wersji programu 3,3 włącznie)
Zmiana cen następuje po zmianie marży lub po wpisaniu żądanej ceny. Całą planszę zapisu zatwierdzamy, twierdząco odpowiadając na pytanie końcowe. Z zapisu nowej kartoteki wycofujemy się klawiszem 'Esc'.
Po wejściu kartoteki posortowane są alfabetycznie wg nazw. Kartotekę wyszukujemy klawiszami '↑','↓','PGUP', 'PGDN' lub wpisując nazwę, cenę, kod własny lub kreskowy z klawiatury. Używając odpowiednio klawiszy F2, F3, F4, F5 po podaniu w oknie zapytania właściwej wartości wyszukujemy wg ceny zakupu, ceny hurtowej, nazwy (lub ciągu zawartego w nazwie), numeru towaru, PLU. Klawisz F6 i F7 uruchamiają korektę danych kartotekowych co zostało opisane w poprzednim podrozdziale (funkcja podobna do zapisu nowej kartoteki). W tym momencie możemy również założyć nową kartotekę wpisując w pole kod nowy nieistniejący kod. Klawisz F10 uruchamia procedurę wyświetlającą historię obrotów danego towaru w podanym okresie dla jednego lub wszystkich firm. Domyślnie podane są daty od ostatniego remanentu do daty bieżącej. Pojedynczego kontrahenta wybieramy klawiszami '↑','↓', 'PGUP', 'PGDN', wpisując nazwę z klawiatury lub podając ciąg znaków po klawiszu 'F7' lub wpisujšc fragment NIP po klawiszu 'F9'. Przegląd obrotów z wszystkimi kontrahentami uzyskujemy używając F5. Program wyświetla historię danej kartoteki w porządku chronologicznym. W zestawieniu zawarte są takie informacje jak: kontrahent, numer dokumentu, rodzaj dokumentu, ilość przychodu, rozchodu, cena zakupu i hurtowa. Jeśli jest więcej niż 22 pozycje przewijanie ekranu w przód dokonuje się klawiszem 'PGDN', w tył klawiszem 'PGUP'. Klawisz 'Esc' kończy przegląd i następuje powrót do poprzedniego ekranu. Kombinacja klawiszy 'Ctrl' i F10 uruchamia procedurę kontroli stanu magazynowego w kartotece (następuje porównanie stanu kartoteki do stanu obliczonego na podstawie obrotów). Procedura ta umożliwia poprawienie stanu kartotekowego w przypadku przekłamania związanego np. z zagubionym obrotem. Przegląd kartotek magazynu opuszczamy klawiszem 'Esc'. Chcąc wydrukować metkę towarową należy nacisnąć klawisz 'Control' (Ctrl) i trzymając klawisz 'L' - metka mała lub metka duża. Metki takie są drukowane wprost na drukarkę pojedynczo. Wychodząc naprzeciw Państwa potrzebom wprowadziliśmy możliwość drukowania cenówek na towary seryjnie, zarówno w małym typowym formacie 6*4cm, jak i do zawieszania (o nieco większych rozmiarach). Aby wybrać kartoteki, dla których chcemy wydrukować cenówki należy zaznaczyć je klawiszem [INSERT]. Wówczas obok nazwy kartoteki pojawia się gwiazdka (symbolizuje że zaznaczono tę kartotekę). Licznik w środkowej części ekranu po prawej stronie pokazuje ilość zaznaczonych kartotek. Naciśnięcie klawiszy (CTRL - L) spowoduje wygenerowanie cenówek w formacie HTML (do zbioru "ceny.htm", "cenym.htm", "ceny1.htm" i "ceny2.htm). Aby wydrukować je, należy otworzyć zbiór w przeglądarce i dokonać wydruku strony (skrót CTRL - P, lub Menu -> plik -> drukuj)
Dostępna jest również opcja wydruku cenówek z kodem kreskowym - konieczny dodatkowy program (serwer cenówek) "pricetag" oraz środowisko Java.
Podliczanie zapasów może trwać dłuższą chwilę, należy więc zaczekać bez obaw, że nastąpiła awaria. W dolnej części ekranu pojawia się wskaźnik obrazujący postęp w zliczaniu zapasów (w procentach). Wartość hurtowa to wartość obliczona na dzień dzisiejszy w cenie hurtowej. Marża jest różnicą między wartością hurtową, wartością w cenie zakupu w danej grupie. Znak % oznacza marżę wyrażoną w procentach do wartości aktualnej. Wychodzimy z przeglądu klawiszem 'Esc'.
Po wprowadzeniu zawartości pola ponownie zatwierdzamy klawiszem 'Enter'. Wszystkie pola zapisu oprócz pola "Dział" mogą być edytowane. Przy konieczności dopisania nowej grupy naciskamy klawisz 'INSERT' i rejestrujemy odpowiednie dane. Korektę grup towarowych kończymy klawiszem 'Esc'.
Inny sposób druku cenówek został omówiony w podroździale "Przegląd - korekta".
1.Przychody.
2.Rozchody.
3.Wykaz faktur dnia.
4.Raport magazynu.
5.Stany kartotekowe.
6.Towary zalegające.
7.Rejestry VAT.
8.Oferta towarowa.
9.Przeceny.
10.Powrót.
Punkt "Zestawienia" jest głównym narzędziem operowania zgromadzonymi danymi.
Podajemy okres za jaki chcemy uzyskać zestawienie. Następnie otwiera się okno wyboru rodzaju zestawienia. Podświetlamy wybraną pozycję i zatwierdzamy klawiszem 'Enter'. Kolejne pytanie dotyczy sposobu przedstawienia wyników, domyślnie wyniki kierowane są na ekran, skierowanie na drukarkę po zatwierdzeniu opcji wydruk. Zestawienie można sporządzić dla jednego, kilku, grupy kontrahentów lub wszystkich kontrahentów. W tym celu po prawej stronie otwiera się stosowne okno. Zestawienie dla jednego kontrahenta dokonuje się poprzez ustawienia na nim pustego paska wyboru (podświetleniu) i zatwierdzeniu klawiszem 'Enter'. Po oknie kontrahentów poruszamy się klawiszami '↑','↓', 'PGUP', 'PGDN', szukamy wg nazwy wpisując je z klawiatury, według fragmentu nazwy po użyciu klawisza F7. Kilku kontrahentów zaznaczamy do zestawienia klawiszem 'Insert' w polu "Z" zaznaczonego kontrahenta pojawi się gwiazdka. Ponowne użycie 'Insert' kasuje gwiazdkę co oznacza wyłączenie kontrahenta z zestawienia. W ten sposób zaznaczamy dowolną ilość kontrahentów. Sporządzanie zestawienia dla wszystkich kontrahentów następuje po użyciu klawisza F5. Możliwe jest zestawienie dla grupy kontrahentów (patrz rozdział 2) lub kilku grup. Po wciśnięciu klawisza F2 otwiera się okno z grupami dostawców. Podświetlamy grupę i zatwierdzamy klawiszem F2. Po wciśnięciu klawisza F5 wykonamy zestawienie dla wszystkich kontrahentów. Kiedy dokonaliśmy już selekcji kontrahentów przystępujemy do wykonania zestawienia poprzez naciśnięcie klawisza 'Enter'. Zestawienie posortowane jest według kontrahentów, tzn. wyświetlamy nazwę kontrahenta, a pod nazwą poszczególne dokumenty. W zestawieniu wg dowodów łącznie dla każdego dokumentu są podane wartości sumaryczne (np. suma wartości zakupu, wartości hurtowych, Vatu i marży). W zestawieniu szczegółowym wyświetlane są wszystkie pozycje danego dokumentu. Nieco inaczej wygląda zestawienie według grup towarowych. Podajemy jedynie zakres grup i miejsce skierowania wyniku (ekran, drukarka, zbiór). Zestawienie posortowanie jest według grup towarowych, w obrębie grupy wyświetlane są towary posortowane wg numeru PLU narastająco, podana jest ich ilość, łączna wartość zakupu, łączna wartość hurtowa, VAT i marża. Jeśli wykonamy zestawienie na ekran to przewijanie do przodu realizujemy klawiszem 'PGDN', do tyłu poprzedniego ekranu klawiszem 'PGUP'. Wyświetlanie przerywamy klawiszem 'Esc'. W wypadku skierowania zestawienia na drukarkę, program sprawdza czy jest ona gotowa, jeśli nie, pojawi się odpowiedni komunikat z sygnałem dźwiękowym. W przypadku skierowania wyniku zestawienia do zbioru pojawi się pytanie o tytuł zestawienia - nazwę zbioru (zawiera do 8 znaków) - domyślnie jest wyświetlana nazwa "!WYDRUK!". Zestawienie posortowane jest według kontrahentów, tzn. wyświetlamy nazwę kontrahenta, a pod nazwą poszczególne dokumenty. W zestawieniu wg dowodów łącznie dla każdego dokumentu są podane wartości sumaryczne (np. suma wartości zakupu, wartości hurtowych, Vatu i marży). W zestawieniu szczegółowym wyświetlane są wszystkie pozycje danego dokumentu. Nieco inaczej wygląda zestawienie według grup towarowych.
Podajemy jedynie zakres grup i miejsce skierowania wyniku (ekran, drukarka, zbiór). Zestawienie posortowanie jest według grup towarowych, w obrębie grupy wyświetlane są towary posortowane wg numeru PLU narastająco, podana jest ich ilość, łączna wartość zakupu, łączna wartość hurtowa, VAT i marża. Jeśli wykonamy zestawienie na ekran to przewijanie do przodu realizujemy klawiszem 'PGDN', do tyłu poprzedniego ekranu klawiszem 'PGUP'. Wyświetlanie przerywamy klawiszem 'Esc'. W wypadku skierowania zestawienia na drukarkę, program sprawdza czy jest ona gotowa, jeśli nie, pojawi się odpowiedni komunikat z sygnałem dźwiękowym. W przypadku skierowania wyniku zestawienia do zbioru pojawi się pytanie o tytuł zestawienia - nazwę zbioru (zawiera do 8 znaków) - domyślnie jest wyświetlana nazwa "!WYDRUK!".
Wykaz zawiera numer i rodzaj dokumentu, datę, odbiorcę - klienta, wartość netto i brutto. Wykaz sortuje i sumuje dokumenty wg ich rodzaju.
Możliwe jest uzyskanie raportu za dowolny okres oraz dla dowolnej grupy towarowej. Raport może być wyświetlany, drukowany lub zapisany do zbioru.
Należy podać zakres grup towarowych, dla których wykonujemy ofertę.
Następnie odpowiedzieć na pytanie czy drukować stan kartotekowy - domyślnie przyjęto wartość N - klienta raczej nie interesuje zasobność naszego magazynu. Pytanie "Czy drukować stany zerowe ?" to kolejny parametr, który należy podać. Dodatkowo określamy czy chcemy drukować stany magazynowe z terminem przydatności. Druk oferty zawiera numer PLU, nazwę, cenę brutto, cenę netto i opakowanie.
Raport kasowy to zestawienie wszystkich operacji kasowych.
Podgląd operacji kasowych z podziałem na poszczególne dni. Raport kasowy zawiera podstawowe informacje związane z wystawionymi dokumentami.
1.Zmiana magazynu.
2.Porządkowanie.
3.Archiwowanie.
4.Rearchiwacja.
5.Numery dowodów.
6.Zmiana operatora.
7.Nagłówek firmy.
8.Parametry.
9.Koniec pracy.
Inny sposób, to archiwowanie na inny dysk lub tzw. Pendrive. Jeśli w katalogu programu znajduje się plik "kopia.bat", to program wykonuje, to co jest w tym pliku (dowolnie zaprogramowaną kopię przez użytkownika).
Uwaga !!!
1.Dyskietki nie zawsze dają się poprawnie odczytać.
2.Można pomylić kopie archiwalne i wgrać nie to co trzeba.
3.Po wgraniu danych z dyskietki należy bezwzględnie wykonać
indeksowanie.
W tym punkcie możemy też poinformować program o rodzaju używanej drukarki, a zasadniczo o standardzie w jakim ona pracuje.
1.Epson - I - standard najczęściej używany dla drukarek igłowych.
2.IBM - standard stosowany przez drukarki igłowe produkcji IBM lub niektóre drukarki atramentowe.
3.Epson - II - standard stosowany przez niektórych producentów - drobne różnice w kodach sterujących.
4.Hewlett Packard Laser - standard dla drukarek laserowych tego producenta.
5.Hewlett Packard Deskjet - standard dla drukarek atramentowych tego producenta.
6.USB-(Windows) - program drukuje do katalogu USB, skąd odpowiedni program np. D2W pobiera dane i drukuje na drukarkę windowsową.
7.RAW-GDI - program drukuje do pliku w katalogu USB i wywołuje program bcRawGdi, który drukuje ten plik poprzez domyślną drukarkę.
8.RAW-GDI - Nazwa_dr - program drukuje do pliku w katalogu USB i wywołuje program bcRawGdi, który drukuje ten plik poprzez zdalną drukarkę wpisaną w polu "Nazwa drukarki zdalnej" np. PDFcreator. Opcja przydatna gdy chcemy drukować przy pomocy innej drukarki niż domyślna.
Program bcRawGdi jest dostarczany i licencjonowany tylko wraz z programem głównym sklep/hurt.
Ta opcja decyduje o kilkudziesięciu parametrach istotnych dla pracy programu.
Dane programu ogólne
1. Katalog archiwum - można wpisać ścieżkę do kopiowania (archiwowania) danych. Przykład : F:\ lub F:\Kopia\ - gdzie F: jest literą dysku wymienngo przeznaczonego do archiwowania, a \kopia\ katalogiem w którym mają się znaleść codzienne kopie. Kopie (o ile jest dostateczna ilość miejsca) będą wgrywane do automatycznie zakładanych podkatalogów PONIEDZI\, WTOREK\, SRODA\ itd ... odpowiednio do dnia tygodnia wykonywania kopii, czyli przykładowo F:\KOPIA\PONIEDZI. Puste pole katalog archiwum oznacza, że program nie będzie pytał o inny napęd do wykonywania kopii.
2. Czy LDT - czy używa się kolektora danych do rejestrowania inwentaryzacji. Jeśli Tak, to należy podać numer portu COM komputera do którego jest podłączony kolektor.
3. Domyślny kolektor - opcja pozwala ustawić domyślnie wybierany najczęściej typ kolektora (inwentaryzatora).
4. Czy prowadzić agentów - umożliwia rejestrowanie i rozliczanie obrotów wg agentów handlowych.
5. Czas wygaszania - to czas w sekundach, po którym przy bezczynności operatora program będzie wygaszał ekran. Ma to znaczenie dla oszczędności kineskopu monitora.
6. Liczba kodów max - nakłada ograniczenie utworzenia określonej liczby kodów (zależnie od kasy fiskalnej).
7. Liczba kodów min - parametr mówiący ile kodów ma najmniejsza kasa w systemie np. ELZAB ALFA - wtedy dane z określonej grupy przeznaczonej dla tej kasy bedą dodawane do tej wartości, a pozostałe powyżej.
8. Czy produkcja - ustawia inny sposób zachowania się programu w kilku przypadkach oraz udostępnia dodatkowe menu sprzedaży i rozliczania produkcji.
9. Czy indeksować kartoteki przy wejściu do programu - ustawienie na tak spowoduje dodatkowe przeindeksowanie samych kartotek przy każdym uruchamianiu programu. Opcja pomaga zachować spójność kodów kasowych przy niestabilnej pracy systemu (windows, sprzęt).
10. Czy opakowanie - załączenie opcji prowadzenia opakowań dla towarów.
Dane dokumentu wystawianego
1. Czy tylko miesiąc sprzedaży - jeśli "T", to w nagłówku f-ry będzie drukowany tylko miesiąc dokonanej sprzedaży.
2. Czy drukować "kwituję odbiór gotówki" - jeśli "T", to przed podpisem na f-rze będzie taki dopisek (dotyczy f-ry zapłaconej).
3. Czy drukować tekst "Uwaga ewentualna różnica w obliczeniu wartości netto wynika ze sposobu liczenia podatku VAT przez kasę" na f-rze z paragonu.
4. Czy bonifikaty - opcja uruchamia dodatkowe pytanie o bonifikatę przy wystawianiu faktury. Umożliwia to obniżenie wartości do zapłaty.
5. Łączyć opakowanie - ustawienie na "T" powoduje że przy wydruku faktur i natrafieniu na ten sam typ opakowania program będzie sumował je i drukował w jednej linii.
5. Pokaż Plu na dokumencie - czy podczas wystawiania dokumentu w lewym oknie wyświetlać PLU.
6. Czy drukować ceny detaliczne na Dowodzie Wewnętrznym.
7. Czy pokazywać ceny zakupu - podczas wystawiania dokumentu ukrywa ceny zakupu dla "poglądaczy".
8. Czy pytać o zmianę cen - opcja na "N" spowoduje brak ostrzeżenia o innej cenie podczas przychodu.
9. Czy pytać o fakturę po paragonie -
10. Czy zmiana cen detal.dowodów wewnętrznych - czy umożliwiać zmianę tych cen podczas przerzutów towarów do innych magazynów lub placówek.
11. Czy pytać o zamówienie z faktury -
12. Czy pytać o odpis braków - ustawienie na "T" powoduje możliwość wystawienia protokółu odpisu braków.
13. Czy stronicować wydruk faktur - ustawienie na "T" powoduje uruchomienie podziału stron podczas wydruku dłuższych faktur.
14. Czy węższy papier niż A4 - dotyczy papieru na f-ry.
15. Ilość miejsc po przecinku w polu wartość netto na fakturze z paragonu.
16. Czy wydruk dodatkowego paragonu - po paragonie z drukarki fiskalnej.
17. Czy wyliczać resztę paragonu - opcja dla sklepów z drukarkami fiskalnymi, stacji benzynowych i np. aptek.
18. Czy pytać o wyliczenie WZ-tek i Dowodów wewnętrznych. Opcja umożliwia pozostawienie pola na ilość wydaną przez magazyn.
19. Czy łączyć WZ-ki na fakturze - opcja na "T" spowoduje że jeżeli pozycja wystąpi kilkakrotnie, to program doda je i wydrukuje jako jedną pozycję.
20. Czy pola cen w spisie - ustawienie "T" spowoduje umożliwienie wpisania (zmiany) cen zakupu i detalicznej podczas spisu.
21. Ilość pozycji na arkuszu spisu z natury - standardowo 25 - 40.
22. Czy druk.ceny detal.na arkuszu inwentaryzacyjnym -
23. Czy drukować ilości zerowe spisu - ustawienie na "N" spowoduje pomijanie zerowych ilości na wydruku spisu.
24. Czy podpowiadać wpisaną poprzednio ilość (rozchód) - program może wpisywać w pole ilość poprzednio wpisaną podczas rochodu. Może to ułatwiać sprzedaż zwykle tych samych i powtarzających się zestawów.
25. Maksymalna ilość paragonów do faktury - tu wstawiamy ilość dostępnych pól do wpisania numerów paragonów lub WZ-tek.
Parametry kartotek
1. Czy pytać o SWW/PKWIU.
2. Czy pochodzenie - ustawienie na "T" spowoduje, że będzie możliwe rejestrowanie pochodzenia towaru np. kraju lub firmy np. HORTEX.
3. Czy termin ważn. - użytkownik decyduje czy prowadzić terminy ważności towarów.
4. Czy zapas minim. - ustawienie na "T" włącza prowadzenie zapasów minimalnych, a co z tym się wiąże opcję wydruku przekroczenia tych zapasów w podmenu "Towary" oraz zamówienie automatyczne przy sporządzaniu zamówienia.
5. Czy stan ujemny - czy dopuszczać sprzedaż towarów poniżej stanu 0.
6. Czy cenniki - czy dopuszczać sprzedaż towarów wg różnych cenników dla poszczególnych kontrahentów.
7. Czy regał, stoisko - czy prowadzić w kartotece podział na stoiska.
8. Czy prowadzić wagę - jeśli wpiszemy tak "T" wtedy po wprowdzeniu w kartotece towaru pojawi się dodatkowa rubryka "waga towaru". Po wprowadzeniu parametru przy wypisywaniu faktury widoczna będzie, w prawym górnym oknie, suma wag wybranych towarów.
9. Czy prowadzić transport - ustawienie tej opcji spowoduje podczas zatwierdzania faktury pytanie o kierowcę i ilośc kilometrów. Będzie też możliwy wydruk zestawienia transportu.
10. Czy pytać o blokadę rabatu - wpisanie "T" umożliwi zablokowanie udzielenia rabatu dla sprzedaży kartotek, które mają mieć określoną taką blokadę.
11. Czy kod kasy w przeglądzie - opcja zmienia ekran przeglądania kartotek ukrywając kod kasy ("N") lub odkrywając ("T"). Ukryty kod kasy można zobaczyć przesuwając klawisz strzałka w lewo w polu kod kreskowy.
Ponadto program używa jeszcze innych parametrów (przełączników), które mogą w odpowiedni sposób modyfikować i regulować wiele opcji standardowo niedostępnych dla innych użytkowników. Opcje te po uzgodnieniu z użytkownikiem ustawia autor lub osoba kompetentna.
W programie została stworzona opcja wyboru progu cenowego oraz waluty w jakiej ma być podawana wartość towaru dla wybranego kontrahenta. Do wyboru jest cena podstawowa oraz cztery warianty rabatu oraz waluty Złoty [PL], Euro [EUR], Dolary [USD] itd. Po zatwierdzeniu wyboru 'ENTER' mamy możliwość wpisania aktualnego kursu wybranej waluty.
Kończymy - 'ENTER'. Progi cenowe przypisuje się konkretnemu kontrahentowi zakładając jego kartotekę. Wprowadzenie aktualnego kursu walut dostępne jest w dowolnym momencie pracy w programie po wyborze klawisz 'F1' i następnie 'F3', po uaktualnieniu zatwierdzamy - 'ENTER'.
Program generuje plik z danymi, który następnie może zostać dostarczony do Jednoski centralnej poprzez internet lub dyskietkę. Po stronie odbiorcy pracuje wówczas odpowiednio zmodyfikowa wersja programu (DETAL), która umożliwia wgląd i częściowy nadzór nad danymi w placówkach. Opcja jest dostępna jako dodatkowo płatna.
W katalogu programu.
Firma.dbf
- baza danych zawierająca nagłówek użytkownika, opis magazynów i niektóre parametry używane przez program. Baza posiada tyle rekordów, ile jest magazynów.Uzytk.dbf
- baza zawierająca dane o operatorach oraz ich stanie kasy. Znajdują się tu też informacje o rodzaju monitora i drukarki używanej przez operatora. Baza posiada tyle rekordów ilu jest operatorów.Dostawca.dbf -
baza kontahentów użytkownika programu. Zawiera dane o wszystkich, którzy byli dostawcami lub odbiorcami towaru. Baza jest indeksowana wg pól : Symbol (Dost_sym.cdx) i Nazwa (Dost_naz.cdx).Gr_dost.dbf
- baza grup kontrahentów. Zawiera symbol i nazwę grupy.Faktury.dbf -
baza rozrachunków zawierająca wszystkie dokumenty, które miały związek z płatnościami. Znajdują się tam dane o dacie, numerze, symbolu, zadłużeniu, rodzaju, terminie zapłaty i sposobie zapłaty dokumentu. Baza jest indeksowana wg złożonego kluczabędącego kombinacją parametrów dokumentu (ifaktury.cdx).
Fakturyd.dbf -
baza rozrachunków zawierająca dodatkowe informacje o dokumentach związanych. Znajdują się tam dane numerze, symbolu i rodzaju dokumentu. Baza jest indeksowana wg prostego kluczanumer dokumentu (ifakturd.cdx).
Rozrach.dbf
- baza zapłat. Zawiera dane dotyczące daty, symbolu kontrahenta, n-ru faktury, n-ru KP/KW, daty i sposobu zapłaty, zadłużenia dokumentu i kwoty zapłaconej. Baza jest indeksowana analogicznie jak baza faktury.dbf (Rozr_dns.cdx).Rozr1.dbf do Rozr(n).dbf - bazy tymczasowe rozrachunków dl
a poszczególnych operatorów. Bazy zawierają te same pola jak Rozrach.dbf. Są zerowane po wydruku KP i KW, a ich rekordy są dołączane do bazy Rozrach.dbf.Parametr.dbf
- baza przechowująca niektóre ogólne parametry działania programu. Baza jest odczytywana każdorazowo przy uruchamianiu programu.Numery.dbf
- baza przechowująca numery dokumentów, które nie zostały dokończone ze względu na pracę w sieci (przy rezygnacji z wprowadzania). Baza ważna dla utrzymania ciągłości numeracji dokumentów.W katalogu magazynu.
Plunr.dbf - baza kartotek towarowych. Zawiera wszystkie pola kartoteki. Ilość rekordów zależna od ilości kartotek. Jest indeksowana wg Plu, ceny zakupu, ceny hurtowej, nazwy i unikalnego kodu kartoteki. Pierwsze cztery klucze posiadają po dwa indeksy, zależnie od tego czy mają stan czy nie.
Plunk.dbf -
baza kartotek wg cen zakupu. Baza o pomocniczym znaczeniu dla identyfikacji ceny zakupu towaru, terminu ważności i ostatniego dostawcy. Indeksowana wg n-ru kartoteki. Od wersji programu 4 nie występuje.Plunr_op.dbf -
baza opakowań przypisanych do kartotek towarowych.Grupa.dbf
- baza grup towarowych. Wpisane są do niej informacje o nazwie, numerze i stawce VAT poszczególnych grup towarowych.Obroty.dbf
- baza obrotów. Ilość rekordów zależna od ilości dokumentów i ilości pozycji na nich. Zawiera informacje o cenie, symbolu kartoteki, ilości, ewentualnym rabacie, stawce VAT oraz dacie, numerze i symbolu dokumentu. Baza indeksowana wg dwóch kluczy : symbolu kartoteki (Obr_plu.cdx) oraz parametrów dokumentu (Obr_dns.cdx). Długość bazy ulega skróceniu przy zamknięciu miesiąca - część rekordów zostaje przepisana do zbioru archiwalnego.Obrotyk.dbf
- baza obrotów z kas fiskalnych. Ilość rekordów zależna od ilości pozycji sprzedaży na paragonach fiskalnych. Zawiera informacje o cenie, symbolu kartoteki, ilości, ewentualnym rabacie, stawce VAT oraz dacie, godzinie i numerze kasy. Długość bazy ulega skróceniu przy zamknięciu miesiąca - część rekordów zostaje bezpowrotnie skasowana.Obrotyd.dbf
- baza dodatkowych opisów obrotów. Ilość rekordów zależna od ilości pozycji sprzedaży z opisami.Zestawy.dbf
- baza receptur. Ilość rekordów zależna od ilości pozycji w recepturach. Zawiera informacje o symbolu kartoteki, ilości, ewentualnym mnożniku oraz dacie obowiązywania.Zmiany.dbf
- baza zmian. Ilość rekordów zależna od ilości zmian w kartotekach. Zawiera historię zmian informacji o kodzie kreskowym, cenie, vat, grupie towarowej, typie itp.Obr_(mmyy).dbf
- baza obrotów archiwalnych. Zawiera te same pola co baza Obroty.dbf. Indeksowana podobnie. Po każdym zamknięciu miesiąca powstaje nowa baza z datą o miesiąc większą. Skrót (mmyy) oznacza tutaj miesiąc i rok, np. obroty z lutego 1996r. to baza o nazwie Obr_0296.dbf.Plu_(mmyy).dbf
- baza stanów kartotekowych na koniec miesiąca. Zawiera symbol, ceny oraz stan kartotekowy tylko tych towarów, które miały na koniec miesiąca stan inny od zera. Indeksowana wg symbolu kartoteki.Tymcz1.dbf
do Tymcz(n).dbf - bazy przejściowe, przypisane do konkretnego operatora zawierające poszczególne linie aktualnie wystawianego dokumentu. Baza jest zerowana po wydruku lub zapisaniu dokumentu <F8>. Jej zawartość po odpowiedniej konwersji jest dołączana do zbioru Obroty.dbf.
Dodatkowe uwagi !
Rejestracja przewozów.
Opcja przeznaczona dla tych którzy chcą obliczać ilości kilometrów i masę sprzedanych towarów.
W polu "waga" kartot
eki, należy zarejestrować wagę jednostki towaru.W polu "Km" w kartotece kontrahenta, należy wpisać ilość kilometrów do miejsca gdzie dostarcza mu się towar.
Po zatwierdzeniu dokumentu do wydruku, program wyświetla ilość kilometrów do kontrahenta i umożliwia ich poprawienie np. wtedy gdy dostawa jest przy tzw. okazji lub po drodze tj. wtedy gdy nie chcemy naliczać tej ilości kilometrów jaka jest w bazie kontrahentów.
Ponadto program pyta o symbol kierowcy, czyli dowolnie wybrane 4 znaki oznaczające kierowcę lub samochód, który dostarcza towar.
W opcji zestawienia znajduje się punkt o nazwie transport, który służy do wykonania zestawienia z przewiezionej masy towarowej i kilometrów dla poszczególnych kierowców (samochodów). Zestawienie zawiera datę i numer faktury, nazwę odbiorcy, ilość kg i km oraz skrót kierowcy.
Wykonanie odpisu faktury.
Istnieje możliwość wykonania pełnego odpisu dokumentu sprzed dowolnie długiego czasu. Podczas kiedy kursor miga w polu data należy nacisnąć klawisz <F5>. Będzie możliwe wpisanie daty sprzed zamknięcia miesiąca i po podaniu reszty parametrów dokumentu, wystawienie duplikatu. Nie wpływa to na stany magazynowe i rozrachunki. Nie ma też możliwości żadnej ingerencji w dowód. Program od razu pyta czy drukować dokument.
Automatyczny dowód MM.
Po wpisaniu przychodu istnieje możliwość automatyczego przerzucenia towaru do innego magazynu pod warunkiem, że jest on zarejestrowany w bazie użytkownika.
Po podaniu parametrów przychodu wykonanego wcześniej program pyta: czy automatyczne "MM", odpowiedź TAK spowoduje wyświetlenie bazy magazynów i po wybraniu właściwego, użytkownik jest pytany o datę i numer dowodu MM (numer podawany jest jako kolejny). Program następnie generuje automatycznie dowód MM i zapisuje go do bazy dowod
ów MM.Odbiór przyjęcie takiego dowodu jest możliwe w opcji przychód we właściwym magazynie.
Po wciśnięciu w polu data klawisza <F9> i zatwierdzeniu <ENTER> pojawi się lista nieprzyjętych jeszcze dowodów MM. Należy wybrać właściwy i zatwierdzić go klawiszem <ENTER>. Program wygeneruje automatycznie przyjęcie na podstawie dowodu MM.
Dalsze postępowanie jak w przypadku przychodu. (Wybrany dowod MM znika z listy.)
Faktury eksportowe, unijne i proforma.
Faktura Eksportowa
(skrót "E") umożliwia sprzedaż towarów za granicę z zerowym Vat -em. Po wystawieniu faktury (wybraniu kartotek i ilości) program standardowo pyta o termin i sposób płatności. Po pytaniu o ilość egzemplarzy i sposób wydruku następuje pytanie o walutę. Mamy do wyboru waluty i ich przeliczniki. Należy wybrać właściwą i zatwierdzić klawiszem <ENTER>. W tym p-cie można dopisać i poprawić ewentualnie pozycję w bazie walut. Wprowadzenie waluty o symbolu VAT umożliwia wydruk faktury w złotych z Vat -em (podobną do faktury VAT). Może to mieć zastosowanie głównie do wydruku Faktur Proforma.Uwaga ! Faktury Proforma
nie wpływają na stany kartotekowe.Faktura Unijna
(skrót "E") umożliwia sprzedaż towarów w granicy unii z zerowym Vat -em. Różnice w stosunku do f-ry eksportowej polegają na nagłówku (nazwa dokumentu FAKTURA VAT U/...numer oraz na dodaniu do NIP dostawcy liter PL oraz usunięciu z NIP kresek). Wymagana waluta PLN oraz zawartość w NIP-ie odbiorcy fragmentu np. DE, SL, IT świadczącego o innym pochodzeniu niż Polska.Opakowania wypożyczane.
Program umożliwia prowadzenie kartotek osobistych kontrahentom, którym wypożyczamy opakowanie. Ten typ opakowania musi być w grupie opakowań np. 8 i mieć cenę zakupu zero.
Podgląd salda opakowań u kontrahenta uzyskujemy w przeglądzie kontrahentów po naciśnięciu klawiszy <CTRL> i <F2>.
Zestawienie sald i obrotów dla wszystkich kontrahentów wykonujemy w opcji Opakowania wypożyczone w podmenu Zestawienia
OBSŁUGA ZBIORÓW TEKSTOWYCH
Opcja przeznaczona do przeglądania, drukowania i kasowania zbiorów typu *.prn, powstających podczas tzw. wydruku do zbioru. Po uruchomieniu tego punktu wyświetla się lista zbiorów tekstowych uszeregowana w porządku alfabetycznym. Po wyszukaniu właściwego można go obejrzeć wybierając go klawiszem <Enter>. Aby wydrukować zbiór należy po podświetleniu go nacisnąć klawisz F9. Skasowania zbioru dokonujemy naciskając klawisz <Del>.
Obsługę zbiorów tekstowych wykonać można z dowolnego punktu programu wciskając klawisze <Ctrl> i <T>. Zbiory powstałe po wydruku dowodów np. faktur do tekstu można przeglądać po wciśnięciu klawiszy <ALT> i <T>.